Notre approche

Comment ControlPay fournit la solution d'Audit de Fret la plus avancée

Technologie

15% des recettes annuelles sont réinvestis dans la recherche, le développement et l'innovation pour assurer la position de leader de ControlPay dans l'Audit de Fret. Sur une base continue, de nouvelles fonctionnalités et caractéristiques sont développées sur la base d'une feuille de route interne et du feedback des clients. Un niveau d'automatisation sans cesse croissant réduit le travail manuel et augmente la productivité, ce qui permet à ControlPay d'accroître sa base de clients. La plateforme d'Audit de Fret et les outils associés sont tous construits avec Java et nous permettent d'être flexibles dans le développement en cours. La plateforme est entièrement basée en ligne.

Facturation automatique

Chez ControlPay, nous faisons correspondre les données de pré-facturation avec les données d'expédition, dans le cas de données d'expédition parfaites, nous n'avons même pas besoin des données de pré-facturation. Après cela, nous disons au transporteur ce qu'il devrait facturer. Cela se fait automatiquement par le biais d'instructions de facturation hebdomadaires. Sur la base de ces instructions, le transporteur se connecte à la plateforme d'Audit de Fret via un lien e-mail et peut facilement convertir ces instructions en une véritable facture en ne saisissant que son numéro de facture.

Avantages de la Facturation Automatique

  • Création plus rapide des factures
  • Pas d'erreurs dans les factures
  • Les factures sont disponibles en ligne
  • Plus besoin de relevés de comptes

Interfaçage

ControlPay s'interface avec de nombreuses organisations d'expéditeurs et de transporteurs pour recevoir et envoyer des données d'expédition et de facturation. A ce titre, nous avons une grande expérience avec différents types d'EDI et d'AS2. De plus, ControlPay est flexible pour s'intégrer de la manière préférée de l'expéditeur ou du transporteur.

Répartition automatisée des coûts

L'un des avantages cachés de l'Audit de Fret est le fait que nous pouvons gagner beaucoup de temps au sein du Service des Finances. La répartition des coûts est souvent une tâche complexe qui se fait le plus souvent manuellement. ControlPay rationalise ce processus en programmant toutes les règles commerciales autour des centres de coûts et des comptes de frais, afin que les coûts traités soient automatiquement alloués aux bons générateurs de coûts. Cela est déjà disponible au stade des charges à payer.

Workflow pour les exceptions

Les problèmes et les exceptions sont facilement gérés via le workflow intégré dans la plateforme d'Audit de Fret. Cela signifie que tout est traité à l'intérieur de l'outil tout en étant lié à des expéditions, contrats et factures spécifiques. Cela signifie que les expéditeurs et les transporteurs peuvent facilement trouver l'information relative à l'exception spécifique et y répondre. Grâce à l'intégration complète, les ICP autour de la gestion des exceptions et de la visibilité sur qui a approuvé quoi peut être montré dans la Business Intelligence.

Commande en ligne

La commande en ligne est un outil de réservation d'expédition en ligne. Sur la base de modèles faciles à utiliser, une expédition peut être réservée et envoyée en temps réel au transporteur. Des informations telles que le codage de compte peuvent également être ajoutées. Les informations peuvent être utilisées immédiatement sur la plateforme d'audit en tant qu'accumulation et les informations de la commande en ligne sont automatiquement ajoutées à l'instruction de facturation hebdomadaire.

Organisation

Des années de croissance régulière et stable ont permis à ControlPay de créer la structure d'entreprise optimale pour servir ses clients. Au sein du Service de l'Audit, il existe plusieurs disciplines qui adoptent une approche dédiée à la mise à jour des tarifs, à la gestion des processus, à la validation des données et à la communication avec les transporteurs et les expéditeurs. Les professionnels de l'audit au sein de ControlPay ont tous une formation universitaire et sont formés en interne à la logistique et à l'Audit de Fret par le Service Formation de ControlPay.

 

Structure de Projet

Les projets de mise en œuvre de nouveaux clients sont gérés par plusieurs équipes dirigées par un Chef de Projet. Ces équipes travaillent en étroite collaboration pendant la mise en œuvre. Les Ingénieurs de Solutions élaborent les différents processus et scénarios pour le client, tandis que le Service de Mise en œuvre se charge de l'analyse des grilles tarifaires, du téléchargement des données et du test des données. Le Service Informatique programme les logiques, l'allocation des coûts, les règles commerciales et construit des interfaces là où c'est nécessaire. Un logiciel avancé de reporting et de Gestion de Projet est utilisé pour gérer les délais et les différentes responsabilités tout au long de la mise en œuvre.

Expertise Logistique

ControlPay a été fondé sur la conviction que la vérification des factures pouvait être beaucoup plus efficace. Basée sur une grande expérience de la logistique, l'idée était simple : rassembler tous les éléments liés au transport dans un seul dossier et le gérer du début à la fin. Cette philosophie semble simple, mais c'est une différence déterminante par rapport à nos concurrents qui ont construit leurs processus et systèmes sous l'angle de la facture et du paiement. Chez ControlPay, nous pensons que la connaissance et la compréhension de la logistique nous rapproche de nos clients et nous a vraiment permis d'offrir une valeur continue dans le paysage logistique en constante évolution.

 
 
 

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