Les 10 meilleures pratiques en matière d'Audit de Fret

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2018 - 13:29

Les 10 meilleures pratiques en matière d'Audit de Fret

L'Audit et le paiement du fret devient de plus en plus une marchandise dans l'environnement mondial des Transports. De plus, nous avons remarqué que l'approche de l'Audit de Fret devient de plus en plus stratégique. Beaucoup d'entreprises regardent au-delà des économies de coûts rapides et utilisent l'Audit de Fret comme un outil rentable pour l'optimisation de la Logistique et de la Visibilité. .

L'Audit de Fret a beaucoup à offrir. Cependant, il s'agit d'un terme trompeur car le nom ne couvre pas ses promesses et ses prestations. L'Audit de Fret est dans sa forme de base la vérification des factures pour s'assurer que vous payez les bons montants à votre transporteur. Cependant, l'application de ce principe de manière stratégique signifie que vous disposez de données correctes et incontestées qui servent à de nombreux objectifs qui vous apportent économies, valeur et efficacité dans tous vos processus autour de la logistique.

Dans ce blog, nous partageons avec vous les 10 meilleures pratiques d'Audit de Fret pour les professionnels du Transport et de la Finance de 2016..

  • Plus de papier, de l'automatisation!
    Lorsque vous avez la chance d'imposer des changements à votre organisation et que vos transporteurs permettent à tout le monde de se passer du papier, cela rend le processus plus efficace et plus rapide, donc moins cher. Il s'agit d'un changement qu'un Auditeur de Fret devrait faciliter. Il n'y a que quelques pays qui exigent d'avoir la facture sur papier, mais dans la plupart des cas, vous devriez pouvoir vous en débarrasser.
  • Pas de processus de commande
    Les processus rigides ne fonctionnent souvent pas avec les factures de fret car il peut y avoir des incohérences dans les données et des coûts imprévus. Souvent, l'accent est tellement mis sur un OP qu'il n'y a pas de processus pour les coûts additionnels par la suite, ce qui prend beaucoup de temps pour être résolu. Un OP indique souvent seulement les coûts estimés qui peuvent différer du coût final.
    Ces coûts sont souvent difficiles à calculer avec les systèmes conventionnels. Il vaut mieux qu'un Auditeur de Fret adopte une approche holistique de toutes les composantes du coût de manière à ce que tous les coûts puissent être correctement saisis et traités.
  • Faire preuve de flexibilité à l'égard de vos transporteurs
    Si les transporteurs sont forcés de quitter leur zone de confort en termes de demandes de format de données, de processus spécifiques, d'interfaçage, etc. les choses pourraient progresser très lentement et prendre beaucoup de temps, un bon prestataire d'Audit de Fret est flexible envers les transporteurs et est capable de s'adapter à eux pour assurer la ponctualité de l'embarquement.
  • Approche descendante
    La meilleure façon d'apporter des changements à l'organisation est de s'assurer que la direction s'est engagée à respecter les jalons du projet pour que le reste de l'organisation suive. De cette façon, l'organisation devra se conformer aux objectifs fixés.
  • Penser et agir stratégiquement
    L'impact de l'Audit de Fret va beaucoup plus loin que beaucoup le pensent. Les produits livrables peuvent s'étendre dans l'organisation des ventes et des finances et pas seulement dans la logistique. Elle touche également plus de points dans les opérations logistiques qu'on ne le pense. L'adoption d'une vision holistique et globale de la mise en œuvre d'une structure d'Audit et de Paiement de Fret est la clé du succès et des économies que vous réaliserez.
  • Standardiser vos tarifs
    Lors de la mise en œuvre de l'Audit de Fret, beaucoup de temps est consacré à s'assurer que les tarifs sont clairs et bien établis dans le système. Un bon Auditeur de Fret vous aidera activement à rendre les tarifs plus simples, à fixer des limites aux frais auxiliaires et à harmoniser d'autres mécanismes de coûts ; ceci n'est pas un exercice ponctuel mais plus continu qui apportera de grands avantages et rendra le processus plus efficace pour tout le monde.
  • Automatiser l'allocation des coûts
    Avec une plateforme d'audit de fret sophistiquée, tous les coûts de fret seront automatiquement alloués en fonction de vos centres de coûts et de la matrice de codage, qui sera envoyée automatiquement à votre comptabilité générale via une interface, réduisant ainsi considérablement la charge de travail dans votre service des comptes fournisseurs ou des finances.
  • N'utilisez pas de centre de numérisation!
    Les centres de numérisation sont une étape inutile entre les deux car ils rendent le processus plus laborieux tandis que le transporteur envoie sa facture ou son fichier de données de facture électronique directement au fournisseur de services de paiement de fret, ce qui est plus efficace et plus rentable.
  • N'utilisez pas les plateformes génériques de facturation électronique
    Ces plates-formes fonctionnent pour de nombreuses factures, mais le problème est qu'elles ne saisissent que des informations limitées, ce qui n'est pas bon pour les détails d'une facture de transport. Cela signifie que dans une telle configuration, il doit toujours y avoir un processus de contournement pour capturer et traiter plus de données. C'est pourquoi il vaut mieux l'éviter complètement.
  • Œuvrez pour une visibilité logistique complète
    Adoptez une vue d'ensemble de l'Audit de Fret et profitez d'une transparence totale qui mènera à un reporting de meilleure qualité comme par exemple le coût de service, les rapports de profil d'expédition, une compréhension complète de vos frais auxiliaires, des expéditions ponctuelles utilisées et bien plus encore. La visibilité vous aidera à améliorer votre organisation.

A propos de l’Audit et du Paiement du Fret de ControlPay

Depuis plus de 12 ans, ControlPay est une société d'audit de fret mondiale et EMEA, dont le siège social se trouve à Breda, aux Pays-Bas. Pour plus d'informations concernant nos Services d'Audit de Fret, les Capacités de Données ou l'offre de services supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante : [email protected]

 

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