Paiement du fret : 10 faits de facture de fret que tout le monde devrait connaître

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2018 - 14:13

Aujourd'hui, nous continuons notre série concernant le paiement des factures de fret. Malgré le fait que l'audit et le paiement du fret n'apparaît guère comme le premier point d'intérêt sur l'agenda de la chaîne d'approvisionnement, de plus en plus d'entreprises se concentrent sur le paiement du fret au vu des données de transport et de la réduction des dépenses de fret. Dans ce blog, nous avons créé une infographie pour examiner de plus près 10 faits importants concernant les factures de fret.

INFOGRAPHIE : Paiement de fret - 10 Faits de facture de fret qui affectent vos dépenses de fret. 

Cliquez sur l'image pour voir l'infographie

3 meilleures pratiques d'audit de fret qui valent de l'or pour les professionnels de la logistique et de la finance

Comme le souligne clairement l'infographie, il est rentable d'auditer les factures de fret de manière structurée. Pour commencer, commençons par la définition d'une facture de fret, parfois appelée note de fret. Selon Merriam-Webster : Une facture remise par un transporteur à un destinataire de fret et contenant une description identificatrice du fret, le nom de l'expéditeur, le point d'origine de l'expédition, son poids et le montant des frais.

Les responsables de la logistique, les employés et les contrôleurs commerciaux font partie des personnes au sein d'une organisation qui sont régulièrement confrontées à des factures de fret. Et comme ils le savent, une facture de fret peut être aussi lisse que de la soie, ou causer des maux de tête multiples chaque jour ! Parfois, tous les paiements se déroulent sans heurts, mais d'autres jours ressemblent davantage à un orage de réclamations, de coûts d'évaluation inconnus et de factures qui, pour une raison quelconque, ne correspondent tout simplement pas. Comment faire de chaque jour une journée ensoleillée ?

Eh bien, suivant le fameux dicton d' "El Salvador" Johan Cruijff lui-même, chaque inconvénient a son avantage ; nous aimerions passer en revue trois points dédiés à ces sages paroles et vous donner un aperçu de la façon de transformer vos factures en un coup de main, au lieu d'un chaos comptable.

1. Externalisation de l'Audit et du Paiement du Fret

Les fournisseurs de services d'Audit de Fret aident de plus en plus les entreprises à réduire leurs dépenses de fret. Qu'il s'agisse de détaillants, d'entreprises de commerce électronique, de fabricants de soins de santé et d'organisations pharmaceutiques, pour tous les départements logistiques, il est impératif de réduire les dépenses de transport. Les factures de fret jouent un rôle important à cet égard, principalement parce que la complexité de la logistique à l'échelle internationale rend nécessaire la présence d'un auditeur de fret. Cela est dû au manque de visibilité, au besoin de contrôle, aux économies de coûts et à la nécessité de payer les transporteurs à temps. Les coûts de fret peuvent représenter 10 % des dépenses d'une organisation, selon la logistique entrante.

En raison de l'augmentation des coûts de fret, de nombreuses organisations sont de plus en plus proactives dans la gestion de leurs factures de fret et utilisent donc les services de fournisseurs de services d'audit de fret. Souvent, l'une des raisons de commencer par l'externalisation de l'audit de fret est le fait que pour de nombreuses entreprises, l'externalisation pourrait être le moyen le plus économique de gérer et de traiter les factures de fret. Ils ont également noté que le coût de vérification, de traitement et finalement de paiement d'une facture de fret interne est d'environ 11 $ et que le coût de l'externalisation est d'environ 5 à 10 % du coût interne.

Audit de fret: Aujourd'hui par rapport au processus traditionnel

Traditionnellement

- Traitement des factures de fret (d'abord la facture, puis l'audit)
- Recouvrement de la Surfacturation
- Répartition des Coûts et Codage

Aujourd'hui - des solutions modernes d'audit de fret

- Élimination des erreurs de facturation
- Répartition des Coûts et Codage
- Maîtrise des processus administratifs par l'expéditeur
- Créer des processus unifiés et efficaces
- Visibilité (coûts, expéditions, contrats et processus)
- Centralisation et normalisation des données
- Réduction du papier
- One data source for different departments (Sourcing, Finance, Operations)

Audit de Fret et processus de Paiement externalisés

Le processus d'audit de fret commence lorsqu'une entreprise de logistique tierce reçoit les factures de fret du client directement des transporteurs. Après réception des factures, elles sont saisies sur la plateforme d'audit de fret, créant ainsi une trace visible des factures. Une fois ce processus terminé, toutes les factures des fournisseurs de services logistiques (transporteurs) font l'objet d'un audit d'exactitude, d'une vérification des doublons, d'une évaluation des coûts et des tarifs de fret appliqués. Le processus se termine avec le bon codage de compte et les factures de fret sont prêtes à être payées.

Toutefois, un service de paiement de fret consiste habituellement en un plus grand nombre de services combinés. Par exemple, les services d'audit du fret, le paiement du fret, le reporting des données pour la logistique et l'analyse des données de fret. Les fournisseurs de services de vérification du fret sont reliés aux expéditeurs par l'échange de données informatisé (EDI), les systèmes de gestion du transport et les factures de fret sur papier. Il est très courant que de telles entreprises fournissent également des outils supplémentaires, par exemple pour la réservation des expéditions, les appels d'offres de fret, le règlement des coûts de transport et les fonctions de facturation automatique...

Paiement du Fret: La valeur ajoutée de l'externalisation

 

  • Réduction des coûts de fret de 3 à 5%
  • Réduction du temps passé sur les mises à jour des tarifs, traitement des exceptions, processus piloté par les ICP avec une transparence totale.
  • Réduction de la quantité de factures
  • Reduction of invoice quantity
  • Rationalisation de la base des transporteurs
  • Paiement à temps pour les transporteurs
  • Répartition automatisée des coûts
  • Rapport consolidé
  • Services certifiés

 

  • 2.Consolidation des factures de fret

    Quel que soit le profil ou le type d'expédition, la consolidation des factures de fret est essentielle au workflow au sein de votre entreprise. Consolider vos factures de fret en une seule facture de fret est la réponse efficace à toutes les différentes factures (papier) que votre équipe comptable reçoit chaque semaine. En savoir plus sur la consolidation des factures de fret et comment la logistique et les finances peuvent faire gagner du temps sur le traitement des factures.

    3. Les données de paiement de fret sont votre passeport pour l'analyse des dépenses de fret

    Les données extraites des factures de fret, des fichiers d'expédition et d'autres documents créent une puissante source de visibilité sur les dépenses de fret d'une entreprise. Pour les responsables du transport et de la logistique, ces données deviennent la base de la prise de décision stratégique, de l'analyse comparative (des transporteurs), du soutien aux appels d'offres et des économies de coûts logistiques.

    Pratique commerciale courante : Déconnexion entre les Détails de l'Expédition et les Remises Réelles Facturées car elles ne sont pas gérées par la même plateforme. Un fournisseur de services d'audit de fret fait cette connexion. Ceci conduit à des capacités d'analyse approfondies.

    Les données suivantes peuvent être extraites de vos factures de fret, ce qui vous permet de mieux contrôler les appels d'offres, les transporteurs de référence, le contrôle de l'allocation des coûts, les charges à payer et la compréhension de vos frais à payer. Cela aide à simplifier votre organisation logistique dans son ensemble.

    Rapports de données communes à partir des données de paiement du fret

     

  • Activité géographique
  • Activité des transporteurs
  • Coût de services
  • Comportement de la commande
  • Utilisation du camion
  • Analyseur de CO2
  • Benchmarking entre les unités d'affaires
  • Moyenne drop-size et coûts p/drop
  • Rapports sur les coûts supplémentaires (frais d'attente, etc.)
  • Tradelane analysis for network optimization
  • KPI reporting

    Sources:

    - American Shipper Freight Payment Benchmark study 2015 - The Cost of Ignorance
    - E-billing market overview 2015
    - Inbound Logistics - Freight payment services boosting invoice
    - Inbound Logistics - Freight payment and auditing services: cash is king
    - ControlPay own study in 2013*