FMCG Freight Audit étude de cas
ControlPay
December 5, 2018 - 22:16
Le cas commercial d'une société leader mondial de produits de grande consommation (FMCG) qui utilise la solution d'Audit de Fret entièrement externalisée et basée en ligne de ControlPay pour optimiser les coûts de fret et la visibilité.
Coordonnées du client
Société : internationale de produits de grande consommation (FMCG)
Portée: EMEA, NA
Unités commerciales: 3
Sites: 15 usines, 8 rdc
Centre de Service Partagé: 3
Shipments: 5.1M par an
Expéditions: 200M Euros: routiers, maritimes, aériens, de colis
Transporteurs: >100
Audit de Fret Objectifs
Du choix de fournisseur
Sur la base d'un processus d'appel d'offres, ControlPay a été sélectionné comme fournisseur mondial de services d'audit de fret. ControlPay a obtenu un score élevé en raison de la capacité à servir le client dans toutes les zones géographiques, de la capacité et de la flexibilité de l'interface avec le client et les transporteurs et de l'approche globale axée sur la technologie.
Audit de Fret Mise en place
- Interfaces de transaction d'expédition avec 6 systèmes ERP différents ; (3 SAP, 2 JDE, 1 système existant) - Embarquement du transporteur sur la base d'un processus par transporteur.
- Interfaces de facturation des transporteurs avec 40 transporteurs
- Paramétrage des données/tarifs de référence
- Vérification de toutes les factures d'un trimestre
- Formation des utilisateurs du Client
- Business Intelligence, y compris le reporting de coûts de services
Solutions d‘Audit de Fret
Combinaison de différents processus d'audit de fret, adaptés en fonction de la disponibilité des données et de la capacité des transporteurs régionaux. Correspondance à 3 niveaux pour les livraisons sortantes..
Résultats Solutions d‘Audit de Fret ControlPay
L'analyse des tarifs a mis au jour plusieurs parties incomplètes et imprécises de nombreux contrats, qui ont été clarifiées lors de la mise en place. La vérification de l'arriéré des factures a produit des résultats de surfacturation de différents pourcentages par transporteur (entre 0 % et 11,3 %). La surfacturation globale s'est élevée à 3,6 %.
Après la mise en œuvre, la surfacturation constatée a été réduite à 2,5 %. Etant donné qu'une grande partie du champ d'application est traitée sur la base d'une pré-facturation/auto-facturation, la surfacturation est évitée.
Une gestion efficace des surcoûts a conduit au rejet des frais qui n'ont pas de dossier d'approbation disponible. Les rapports révèlent des coûts supplémentaires par site, par transporteur et par client approbateur. Une analyse plus poussée des rapports connexes a déjà mené à la mise à jour des ententes sur les tarifs afin de formaliser les tarifs qui étaient auparavant traités comme des tarifs ponctuels. En outre, certains coûts supplémentaires ont été inclus dans le rapport automatique, sur la base des logiques mises en œuvre, réduisant ainsi le nombre d'événements à coûts supplémentaires.
Les logiques de codage automatique des comptes ajoutent le codage à 94 % des transactions lors du premier traitement au début du projet, qui est passé à 97 % après 4 mois de traitement. Le codage des comptes manquants est complété à la demande des auditeurs de factures au moyen d'un workflow basé sur les applications, ce qui permet aux créances de recevoir le codage manquant. Les fichiers de données de factures codées par compte sont traités pendant la nuit, ce qui permet d'entrer des données pour les créances. Les données de paiement sont renvoyées à ControlPay, ce qui permet à ControlPay d'envoyer des notifications de paiement aux contacts des transporteurs, ainsi qu'une visibilité sur l'état des paiements en ligne. Le paiement à temps est passé à 99,2 %. ControlPay BI contient désormais les transactions de facturation et d'expédition de tous les systèmes ERP, mais aussi les transactions qui n'étaient pas saisies auparavant. Chaque site et chaque unité commerciale ont désormais une vue d'ensemble des dépenses qu'ils consacrent à chaque transporteur, y compris tous les détails relatifs à l'expédition. Les données se sont révélées inestimables dans les appels d'offres lancés par le client depuis le début du projet. Non seulement il est possible de créer une base solide pour les appels d'offres, mais il est également possible de traiter le feedback des appels d'offres et de calculer l'impact financier des offres individuelles.
Mais au-delà de ces premières victoires, la réalisation la plus appréciée est l'amélioration majeure en termes de visibilité et de transparence sur la façon dont l'argent est dépensé.
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