Audit de Fret d'un fabricant international et étude de cas de paiement

Pieter Kinds

October 6, 2017 - 12:33

Au cours de la dernière décennie, une société de production internationale a décidé de choisir une partie externe pour effectuer une partie administrative du fret (audit et paiement du fret). L'idée était d'externaliser les tâches répétitives et d'utiliser une solution informatique avancée afin que LSCM se concentre davantage sur les tâches stratégiques de l'entreprise. Le fournisseur de solutions d'audit et de paiement du fret sélectionné était ControlPay, ayant son siège social à Breda aux Pays-Bas et son centre de traitement à Kiev en Ukraine.

Il s'agissait d'un projet assez difficile pour les deux parties, compte tenu de la complexité des flux (plus de 150 transporteurs actifs) et du volume de l'activité (plus de 900 000 expéditions par an). Le fret total représente une part importante des dépenses du client en Europe, avec environ 120 millions d'euros par an. En ce qui concerne LSCM, le fret représente la plus grande partie des coûts logistiques (près de 55%)

Valeur clé de l'audit et du paiement du fret pour le client

• Un contrôle systématique et complet sur les factures des transporteurs. Toutes les expéditions créées par le client dans SAP sont exportées vers la plateforme d'audit de fret ControlPay et pré-calculées sur la base des Accords Contractuels définis dans le menu principal. Le système vérifie l'expédition, la réception et l'application des tarifs corrects afin d'éviter la surfacturation, les frais auxiliaires et les factures en double des transporteurs. Cela signifie que toutes les factures des transporteurs sont systématiquement vérifiées par rapport aux coûts prévus. Seules les factures correctes et non contestées sont traitées par ControlPay et envoyées comme prêtes à être payées pour le client.
  - Une grande visibilité et une standardisation dans la préparation de la comptabilité d'exercice pour le fret. Tous les envois qui ne sont pas associés à une facture du transporteur sont identifiés comme un passif par le système et déclarés dans la comptabilité d'exercice à la fin du mois. Le calcul de la régularisation s'effectue désormais via un processus standard au niveau européen et via une inscription automatique dans SAP à la fin du mois.
  - Améliorer les flux de processus entre le client et les transporteurs. Toutes les différentes étapes des flux sont stockées dans la plateforme d'Audit de Fret ControlPay (FRED). Cette plateforme en ligne permet au personnel du client ET aux transporteurs de suivre à tout moment l'état d'avancement des transactions (par exemple, désaccord sur les frais supplémentaires). Différents rapports sont utilisés pour lister les écarts et les erreurs, qui sont facilement exportables dans Excel lorsque cela est nécessaire. 

Qu'est-ce que le client a appris / gagné de cette coopération:

L'externalisation ne veut pas dire qu'il n'y a pas de participation.

1. Travailler différemment en se concentrant sur les exceptions
2. Toutes les tâches ne peuvent pas être externalisées. Les tâches critiques et stratégiques sont toujours exécutées en interne par les clients, comme la négociation avec les transporteurs. A titre d'exemple, ControlPay effectue le calcul des provisions de fin de mois (*) pour le fret mais la responsabilité reste à la charge de LSCM. (Vérification, contrats avec les auditeurs externes)
3. La communication entre toutes les parties est vitale ! Des réunions périodiques ont lieu entre ControlPay et le client. Ceci afin de résoudre les problèmes d'inadéquation des données et d'anticiper les problèmes éventuels. 

L'intégrité des données est cruciale et devrait également être réévaluée périodiquement. Par conséquent, le centre de traitement de Kiev en Ukraine a été audité par LSCM du côté des clients pour effectuer un examen opérationnel des processus commerciaux, afin de s'assurer qu'ils sont traités d'une manière efficace et contrôlée. "C'était une véritable expérience de voir réunie dans une pièce à Kiev une équipe d'employés ukrainiens parlant différentes langues et entièrement dévoués au client", a commenté un porte-parole du côté des clients. "D'autres bureaux sont dédiés aux activités d'audit de fret d'autres multinationales, des opérations dans une grande variété de marchés. La visite de deux jours a également été l'occasion d'identifier avec ControlPay quelques bonnes pratiques afin d'être plus proactif. A titre d'exemple, un rapport de suivi hebdomadaire est utilisé par nos entités et l'Equipe Centrale des Contrats pour suivre la situation avec les transporteurs et anticiper les problèmes éventuels avant la fin du mois".

"Aujourd'hui, nous avons gagné en termes de contrôle des données traitées et de visibilité dans les livres financiers (moins d'écarts inexpliqués pour le fret dans le compte de résultat). "Les fondations ont été construites à ce stade, ce qui a permis d'accroître l'efficacité. "Il y a encore de nouveaux projets pour aller de l'avant !" Article précédent.