D'audit de fret

D'audit de fret

ControlPay fournit des Services d'Audit de Fret très détaillés via sa plateforme d'audit entièrement basée en ligne. Nos services sont guidés par une connaissance approfondie de la logistique et la flexibilité de s'adapter aux besoins de nos clients multinationaux que nous servons à l'échelle européenne ou mondiale. Nos services gérés sont un mélange adéquat de notre plateforme unique d'audit de fret et d'équipes d'audit dédiées et bien formées qui travaillent en étroite collaboration avec vos services Logistiques et Financiers.

Avantages typiques obtenus grâce à l'Audit de Fret

  • Les processus de mise à jour des tarifs sont optimisés
  • L'allocation des coûts de fret est automatisée
  • La collecte de données et de rapports devient beaucoup plus rapide
  • L'approbation des coûts supplémentaires ou imprévus est harmonisée
  • Les processus de créances deviennent plus efficaces
  • La communication avec les transporteurs devient rationalisée

Nos solutions d'Audit de Fret

Nos solutions d’audit sont adaptées aux exigences uniques des clients. Nous sommes en mesure d’établir des processus multiples sur mesure en fonction de votre environnement informatique, des transporteurs avec lesquels vous collaborez, de la disponibilité des données et de nombreuses autres conditions.

Contrôle-facturation

Lorsque les données d'expédition du client sont bonnes, nous n'avons pas besoin de recevoir les données de facturation du transporteur, car nous baserions nos instructions de facturation sur les données d'expédition que nous évaluons automatiquement sur notre plateforme. Si le transporteur avait des coûts supplémentaires, il pourrait demander leur approbation par l'intermédiaire de notre plateforme et, s'ils étaient approuvés, ces coûts seraient ajoutés à l'instruction de facturation. Le Contrôle-Facturation est notre processus d'audit de fret le plus efficace. Il s'agit d'une forme d'auto-facturation basée sur les données de commande d'expédition que nous recevons d'un système ERP ou TMS. Ces données sont évaluées en fonction des tarifs et des règles commerciales que nous avons dans notre système et constituent la base de l'instruction de facturation hebdomadaire que nous enverrons aux transporteurs. Les transporteurs ont alors la possibilité de créer une facture de fret sur notre plateforme ou d'envoyer une facture par des moyens habituels. Le transporteur a également la possibilité de déclarer les coûts supplémentaires ou imprévus qu'il peut avoir via notre outil de coûts supplémentaires. De cette façon, le processus est léger tant pour le client que pour le transporteur. Tous les coûts sont pris en compte lors du calcul : fret standard, frais auxiliaires et supplément carburant. Le transporteur reçoit une instruction de facturation dans laquelle le montant de la TVA a été pris en compte. En outre, l'affectation des coûts est automatiquement ajoutée si nécessaire et la bonne entité de facturation est indiquée.

Auto-facturation

Comme pour le contrôle-facturation, nous basons notre calcul uniquement sur les données d'expédition reçues du client, mais au lieu d'envoyer une instruction de facturation, nous envoyons simplement une note de crédit. Cela ne fonctionne que dans les configurations où des données d'expédition parfaites sont disponibles. ControlPay est connu pour sa flexibilité et nous comprenons que les entreprises sont liées par différents niveaux d'automatisation et de processus. C'est pourquoi nous avons développé différents processus qui s'adaptent à toutes les situations. Nous sommes en mesure de gérer différents processus en même temps pour différents sites ou transporteurs. Vos données de commande sont en ordre et vous nous les fournissez via une interface ? Nous souhaitons que cela soit la base de notre processus d'audit de fret le plus efficace qui crée des notes de crédit qui sont automatiquement envoyées aux transporteurs chaque semaine. Pas d'échange de données avec les transporteurs, pas de factures papier, juste 1 note de crédit par semaine par transporteur sur la base des données issues de votre système ERP ou TMS. ControlPay effectue le calcul des prix et l'allocation automatisée des coûts et les réinjecte dans votre système financier de sorte qu'il y a un minimum de travail de tous les côtés.

Le traitement électronique des factures est le plus logique car il est rentable et hautement automatisé. Cependant, il peut y avoir des situations où certaines contraintes rendent préférable le traitement de factures papier. Elles nous parviendraient par courrier ou par scan à ControlPay, où nous saisissons les données dans un délai de 24 heures. Une fois dans le système et vérifiées selon notre principe des 4 yeux, nous traitons les données de la même manière que les données saisies par voie électronique.

Le Pré-Audit est un processus par lequel nous vérifions et comparons les données d'expédition avec les données de pré-facturation du transporteur. En règle générale, nous recevons les données d'expédition via une interface et les comparons avec un fichier de facturation électronique du transporteur. Sur la base des résultats de la comparaison, nous résoudrons les écarts, le cas échéant, ou poursuivrons le processus pour fermer la boucle de l'audit. Avec le processus de Pré-audit, nous recevons également les données d'expédition ERP ou TMS, mais ce n'est pas une condition préalable à ce processus. De la part des transporteurs, nous recevons un fichier de pré-facturation par voie électronique. Cela peut se faire de plusieurs façons (téléchargement à partir du système du transporteur ou via une interface dans différents formats tels qu’Excel, XML, EDIFACT), selon ce qui est le plus efficace (en termes de coût). Le processus de tarification et de comparaison est à la base des instructions de facturation que nous enverrons aux transporteurs. Les transporteurs ont alors la possibilité de créer une facture sur notre plateforme d'audit de fret ou d'envoyer une facture par les moyens habituels. Le transporteur a également la possibilité de déclarer les coûts supplémentaires ou imprévus qu'il peut avoir via notre outil de coûts supplémentaires.

Le Post-Audit est un processus par lequel les factures des transporteurs sont vérifiées après avoir été payées. Cela signifie qu'il s'agit d'un processus d'audit simplifié, car nous ne clarifions pas les problèmes, nous ne faisons que les signaler, nous ne nous occupons pas de la répartition des coûts, car cela a déjà été fait. Ce processus a plusieurs inconvénients car il ne permet pas d'optimiser complètement le processus, mais il peut être efficace pour un projet ponctuel afin de trouver des économies potentielles grâce à une facturation erronée.

ControlPay est à la pointe de l'évolution de la façon dont les transporteurs facturent aujourd'hui leurs clients. Avec nos solutions uniques de facturation électronique, nous éliminons le papier là où la loi le permet, accélérons le processus de facturation et automatisons de nombreux points de manutention manuelle dans le processus d'audit de fret, de codage et de paiement.

Nous couvrons tous les modes de transport

Nos solutions d'audit de fret sont toujours adaptées aux besoins spécifiques du client. Nous pouvons mettre en place plusieurs processus en fonction de votre environnement informatique, des transporteurs avec lesquels vous travaillez, de la disponibilité des données et des exigences locales spécifiques.

En savoir plus sur nos solutions d'Audit de Fret

Visibilité

Visibilité

Dans le cadre d'opérations complexes à grande échelle, il est difficile d'avoir une bonne vue d'ensemble et de comprendre ce qui se passe partout dans la logistique. Grâce à l'Audit de Fret, vous saurez exactement quel type d'exceptions vous avez, où, combien de transporteurs ponctuels ont été utilisés pendant une certaine période de temps, l'utilisation d'équipement spécial, combien de transporteurs sont utilisés par site et à quelle fréquence les tarifs réguliers ne sont pas appliqués et si les transporteurs livrent à temps, etc.

Données exploitables

Données exploitables

Les données issues du processus vous permettent d'optimiser votre organisation logistique ; changer les comportements de commande des clients, améliorer la sélection des transporteurs en fonction de la compréhension des tarifs, utiliser les données de fret pour mieux répondre aux appels d'offres et réduire votre base globale de transporteurs ne sont que quelques exemples.

Simplification et harmonisation des structures tarifaires

Simplification et harmonisation des structures tarifaires

De nombreuses grilles tarifaires contiennent trop de frais auxiliaires qui sont la propriété d'un transporteur, mais qui peuvent être harmonisés sur toute la base du transporteur, ce qui entraîne une diminution du nombre de noms auxiliaires et une meilleure structure. En même temps, les grilles tarifaires manquent souvent d'instructions claires sur les règles relatives au poids et à la conversion des devises, au calcul et à l'arrondi et, enfin et surtout, sur la manière dont les expéditions doivent être consolidées. ControlPay prend tout cela en compte grâce à notre vaste expérience dans ce domaine.

Vous avez une question spécifique à propos de notre système?

 

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