Des solutions d'Audit fiables pour les multinationales

D'audit de fret

Bénéfices de l’audit de fret

Nos solutions d’audit sont adaptées aux exigences uniques des clients. Nous sommes en mesure d’établir des processus multiples sur mesure en fonction de votre environnement informatique, des transporteurs avec lesquels vous collaborez, de la disponibilité des données et de nombreuses autres conditions.

Visibilité

Visibilité

Dans le cadre d'opérations complexes à grande échelle, il est difficile d'avoir une bonne vue d'ensemble et de comprendre ce qui se passe partout dans la logistique. Grâce à l'Audit de Fret, vous saurez exactement quel type d'exceptions vous avez, où, combien de transporteurs ponctuels ont été utilisés pendant une certaine période de temps, l'utilisation d'équipement spécial, combien de transporteurs sont utilisés par site et à quelle fréquence les tarifs réguliers ne sont pas appliqués et si les transporteurs livrent à temps, etc.

Données exploitables

Données exploitables

Les données issues du processus vous permettent d'optimiser votre organisation logistique ; changer les comportements de commande des clients, améliorer la sélection des transporteurs en fonction de la compréhension des tarifs, utiliser les données de fret pour mieux répondre aux appels d'offres et réduire votre base globale de transporteurs ne sont que quelques exemples.

Simplification et harmonisation des structures tarifaires

Simplification et harmonisation des structures tarifaires

De nombreuses grilles tarifaires contiennent trop de frais auxiliaires qui sont la propriété d'un transporteur, mais qui peuvent être harmonisés sur toute la base du transporteur, ce qui entraîne une diminution du nombre de noms auxiliaires et une meilleure structure. En même temps, les grilles tarifaires manquent souvent d'instructions claires sur les règles relatives au poids et à la conversion des devises, au calcul et à l'arrondi et, enfin et surtout, sur la manière dont les expéditions doivent être consolidées. ControlPay prend tout cela en compte grâce à notre vaste expérience dans ce domaine.

De quelle façon nous fournissons nos services

Technologie

15% des recettes annuelles sont réinvestis dans la recherche, le développement et l'innovation pour assurer la position de leader de ControlPay dans l'Audit de Fret. Sur une base continue, de nouvelles fonctionnalités et caractéristiques sont développées sur la base d'une feuille de route interne et du feedback des clients. Un niveau d'automatisation sans cesse croissant réduit le travail manuel et augmente la productivité, ce qui permet à ControlPay d'accroître sa base de clients. La plateforme d'Audit de Fret et les outils associés sont tous construits avec Java et nous permettent d'être flexibles dans le développement en cours. La plateforme est entièrement basée en ligne.

Facturation automatique

Chez ControlPay, nous faisons correspondre les données de pré-facturation avec les données d'expédition, dans le cas de données d'expédition parfaites, nous n'avons même pas besoin des données de pré-facturation. Après cela, nous disons au transporteur ce qu'il devrait facturer. Cela se fait automatiquement par le biais d'instructions de facturation hebdomadaires. Sur la base de ces instructions, le transporteur se connecte à la plateforme d'Audit de Fret via un lien e-mail et peut facilement convertir ces instructions en une véritable facture en ne saisissant que son numéro de facture.

Interfaçage

ControlPay s'interface avec de nombreuses organisations d'expéditeurs et de transporteurs pour recevoir et envoyer des données d'expédition et de facturation. A ce titre, nous avons une grande expérience avec différents types d'EDI. De plus, ControlPay est flexible pour s'intégrer de la manière préférée de l'expéditeur ou du transporteur.

 

 

Répartition automatisée des coûts

L'un des avantages cachés de l'Audit de Fret est le fait que nous pouvons gagner beaucoup de temps au sein du Service des Finances. La répartition des coûts est souvent une tâche complexe qui se fait le plus souvent manuellement. ControlPay rationalise ce processus en programmant toutes les règles commerciales autour des centres de coûts et des comptes de frais, afin que les coûts traités soient automatiquement alloués aux bons générateurs de coûts. Cela est déjà disponible au stade des charges à payer.

Workflow pour les exceptions

Les problèmes et les exceptions sont facilement gérés via le workflow intégré dans la plateforme d'Audit de Fret. Cela signifie que tout est traité à l'intérieur de l'outil tout en étant lié à des expéditions, contrats et factures spécifiques. Cela signifie que les expéditeurs et les transporteurs peuvent facilement trouver l'information relative à l'exception spécifique et y répondre. Grâce à l'intégration complète, les ICP autour de la gestion des exceptions et de la visibilité sur qui a approuvé quoi peut être montré dans la Business Intelligence.

Commande en ligne

La commande en ligne est un outil de réservation d'expédition en ligne. Sur la base de modèles faciles à utiliser, une expédition peut être réservée et envoyée en temps réel au transporteur. Des informations telles que le codage de compte peuvent également être ajoutées. Les informations peuvent être utilisées immédiatement sur la plateforme d'audit en tant qu'accumulation et les informations de la commande en ligne sont automatiquement ajoutées à l'instruction de facturation hebdomadaire.

Audit des factures de transport

Contrôle-facturation

Lorsque les données d'expédition du client sont bonnes, nous n'avons pas besoin de recevoir les données de facturation du transporteur, car nous baserions nos instructions de facturation sur les données d'expédition que nous évaluons automatiquement sur notre plateforme. Si le transporteur avait des coûts supplémentaires, il pourrait demander leur approbation par l'intermédiaire de notre plateforme et, s'ils étaient approuvés, ces coûts seraient ajoutés à l'instruction de facturation. Le Contrôle-Facturation est notre processus d'audit de fret le plus efficace. Il s'agit d'une forme d'auto-facturation basée sur les données de commande d'expédition que nous recevons d'un système ERP ou TMS. Ces données sont évaluées en fonction des tarifs et des règles commerciales que nous avons dans notre système et constituent la base de l'instruction de facturation hebdomadaire que nous enverrons aux transporteurs. Les transporteurs ont alors la possibilité de créer une facture de fret sur notre plateforme ou d'envoyer une facture par des moyens habituels. Le transporteur a également la possibilité de déclarer les coûts supplémentaires ou imprévus qu'il peut avoir via notre outil de coûts supplémentaires. De cette façon, le processus est léger tant pour le client que pour le transporteur. Tous les coûts sont pris en compte lors du calcul : fret standard, frais auxiliaires et supplément carburant. Le transporteur reçoit une instruction de facturation dans laquelle le montant de la TVA a été pris en compte. En outre, l'affectation des coûts est automatiquement ajoutée si nécessaire et la bonne entité de facturation est indiquée.

Auto-facturation

Comme pour le contrôle-facturation, nous basons notre calcul uniquement sur les données d'expédition reçues du client, mais au lieu d'envoyer une instruction de facturation, nous envoyons simplement une note de crédit. Cela ne fonctionne que dans les configurations où des données d'expédition parfaites sont disponibles. ControlPay est connu pour sa flexibilité et nous comprenons que les entreprises sont liées par différents niveaux d'automatisation et de processus. C'est pourquoi nous avons développé différents processus qui s'adaptent à toutes les situations. Nous sommes en mesure de gérer différents processus en même temps pour différents sites ou transporteurs. Vos données de commande sont en ordre et vous nous les fournissez via une interface ? Nous souhaitons que cela soit la base de notre processus d'audit de fret le plus efficace qui crée des notes de crédit qui sont automatiquement envoyées aux transporteurs chaque semaine. Pas d'échange de données avec les transporteurs, pas de factures papier, juste 1 note de crédit par semaine par transporteur sur la base des données issues de votre système ERP ou TMS. ControlPay effectue le calcul des prix et l'allocation automatisée des coûts et les réinjecte dans votre système financier de sorte qu'il y a un minimum de travail de tous les côtés.

Le traitement électronique des factures est le plus logique car il est rentable et hautement automatisé. Cependant, il peut y avoir des situations où certaines contraintes rendent préférable le traitement de factures papier. Elles nous parviendraient par courrier ou par scan à ControlPay, où nous saisissons les données dans un délai de 24 heures. Une fois dans le système et vérifiées selon notre principe des 4 yeux, nous traitons les données de la même manière que les données saisies par voie électronique.

Le Pré-Audit est un processus par lequel nous vérifions et comparons les données d'expédition avec les données de pré-facturation du transporteur. En règle générale, nous recevons les données d'expédition via une interface et les comparons avec un fichier de facturation électronique du transporteur. Sur la base des résultats de la comparaison, nous résoudrons les écarts, le cas échéant, ou poursuivrons le processus pour fermer la boucle de l'audit. Avec le processus de Pré-audit, nous recevons également les données d'expédition ERP ou TMS, mais ce n'est pas une condition préalable à ce processus. De la part des transporteurs, nous recevons un fichier de pré-facturation par voie électronique. Cela peut se faire de plusieurs façons (téléchargement à partir du système du transporteur ou via une interface dans différents formats tels qu’Excel, XML, EDIFACT), selon ce qui est le plus efficace (en termes de coût). Le processus de tarification et de comparaison est à la base des instructions de facturation que nous enverrons aux transporteurs. Les transporteurs ont alors la possibilité de créer une facture sur notre plateforme d'audit de fret ou d'envoyer une facture par les moyens habituels. Le transporteur a également la possibilité de déclarer les coûts supplémentaires ou imprévus qu'il peut avoir via notre outil de coûts supplémentaires.

Le Post-Audit est un processus par lequel les factures des transporteurs sont vérifiées après avoir été payées. Cela signifie qu'il s'agit d'un processus d'audit simplifié, car nous ne clarifions pas les problèmes, nous ne faisons que les signaler, nous ne nous occupons pas de la répartition des coûts, car cela a déjà été fait. Ce processus a plusieurs inconvénients car il ne permet pas d'optimiser complètement le processus, mais il peut être efficace pour un projet ponctuel afin de trouver des économies potentielles grâce à une facturation erronée.

ControlPay est à la pointe de l'évolution de la façon dont les transporteurs facturent aujourd'hui leurs clients. Avec nos solutions uniques de facturation électronique, nous éliminons le papier là où la loi le permet, accélérons le processus de facturation et automatisons de nombreux points de manutention manuelle dans le processus d'audit de fret, de codage et de paiement.

Nos solutions d'Audit de Fret

Business Intelligence

Business Intelligence

Des données claires et exploitables issues du processus d'audit.

Appel d'offres pour le fret

Appel d'offres pour le fret

Un sourçage de fret facile à utiliser via une plateforme innovante basée sur le Cloud. Plus d'infos

Appels d’offres ponctuels

Appels d’offres ponctuels

Une plateforme pour les appels d'offres et l'attribution des offres pour les expéditions ponctuelles.

Gestion des tarifs

Gestion des tarifs

Solutions pour gérer et demander des tarifs instantanément pour tous les transports.

A propos de ControlPay

Organisation

Des années de croissance régulière et stable ont permis à ControlPay de créer la structure d'entreprise optimale pour servir ses clients. Au sein du Service de l'Audit, il existe plusieurs disciplines qui adoptent une approche dédiée à la mise à jour des tarifs, à la gestion des processus, à la validation des données et à la communication avec les transporteurs et les expéditeurs. Les professionnels de l'audit au sein de ControlPay ont tous une formation universitaire et sont formés en interne à la logistique et à l'Audit de Fret par le Service Formation de ControlPay.

Structure de Projet

Les projets de mise en œuvre de nouveaux clients sont gérés par plusieurs équipes dirigées par un Chef de Projet. Ces équipes travaillent en étroite collaboration pendant la mise en œuvre. Les Ingénieurs de Solutions élaborent les différents processus et scénarios pour le client, tandis que le Service de Mise en œuvre se charge de l'analyse des grilles tarifaires, du téléchargement des données et du test des données. Le Service Informatique programme les logiques, l'allocation des coûts, les règles commerciales et construit des interfaces là où c'est nécessaire. Un logiciel avancé de reporting et de Gestion de Projet est utilisé pour gérer les délais et les différentes responsabilités tout au long de la mise en œuvre.

Ressources utiles

Étude de Cas d'Audit de Fret FMCG

Le cas commercial d'une société leader mondial de produits de grande consommation (FMCG) qui utilise la solution d'Audit de Fret entièrement externalisée et basée en ligne de ControlPay pour optimiser les coûts de fret et la visibilité. Pour découvrir plus de détails sur cette étude de cas d'Audit de Fret, veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous. En savoir plus. 

Audit de Fret d'un fabricant international et étude de cas de paiement

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Blog: Paiement du fret : 10 faits de facture de fret que tout le monde devrait connaître

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